Вы открыли фирму. Регистрация, налоговая и переговоры с банком позади. Теперь вам нужен офис, чтобы вести дела, принимать клиентов и общаться с подрядчиками. Сегодня рассказываем, как организовать «комфортный офис в 5 минутах от метро, с кофе и печеньками».

С чего начать

Снять офис можно как самому в интернете, так и через агентство. Вы будете общаться либо с собственником помещения, либо с риэлтором. Первое, с чем нужно определиться, это бюджет на аренду: сколько вы готовы тратить на офис ежемесячно.

Помимо цены аренды, стоит учесть еще несколько важных факторов:

  • ваша деятельность;
  • условия аренды;
  • удобства;
  • конкуренция.

Начинать поиски и просматривать помещения стоит тогда, когда вы определились по всем критериям. Ниже мы подробно расскажем, как определиться.

Деятельность

То, какие услуги вы предоставляете, как часто видитесь с клиентами и какие у вашего бизнеса потребности в пешеходном или автомобильном трафике, напрямую влияет на выбор места под офис. Например, клиенты к вам не приезжают, а сотрудников у вас нет. Вы снимаете офис, чтобы разделить семью и работу, не мешать домашним и не отвлекаться. В таком случае вы можете снять офис в шаге от дома в любом районе.

На что обратить внимание:

👍 Расположение. Деятельность вашей фирмы влияет на то, где выгоднее всего работать.Если вы предоставляете юридические услуги, логичнее снять офис в деловом квартале, поближе к крупным банкам и бизнес-центрам. Туристической фирме нужен пешеходный трафик. Такая компания может разместиться как в центре, так и в спальном районе, ведь ее задача — быть ближе к людям.

👍 Транспорт и парковка. Клиентам должно быть удобно парковаться, а вашим сотрудникам — и парковаться, и добраться до работы общественным транспортом.

👍 Площадь. Подумайте, сколько сотрудников вы должны разместить, сколько кабинетов будет. Где поставите необходимую для работы технику? Будет ли у вас зона ожидания для клиентов? Если спланировать помещение сами вы не в силах, обратитесь к дизайнеру — он посчитает точную минимальную площадь под ваши задачи.

👍 Трафик. Если успех вашего дела зависит от большого потока людей или автомобилей, стоит искать место с большой проходимостью. Если клиенты не зайдут к вам случайно, а придут только подписать договор, можно снять помещение в более спокойном месте.

👍 Ремонт. IT-компаниям и дизайн-бюро понадобится креативное пространство, и тогда неизбежен ремонт. Если нет или к внешнему виду офиса требования невысоки в вашей сфере, то можно снять офис с готовым простым ремонтом.

👍 Время работы. Если вы собираетесь работать круглосуточно, подбирайте бизнес-центры и офисы с соответствующим доступом. Если вы арендуете офис в здании, которое закрывается в 8-9 вечера, работать ночью вы не сможете.

Условия аренды

Часто низкая стоимость офиса — это ловушка. Арендодатель завалит вас счетами за уборку, коммунальные услуги, охрану, вывоз мусора, парковку и бог знает что еще. Чтобы не возникало неприятных ситуаций, обсудите все условия на берегу:

  1. Узнайте, кто и как оплачивает общие помещения — коридоры, фойе, лаунж-зону или место для курения. То, что вы тоже должны за это платить, может стать для вас сюрпризом.
  2. Уточните, входят ли коммунальные услуги в стоимость аренды. Если нет, стоит узнать, с какими ресурсоснабжающими компаниями заключены договоры, нужно ли снимать показания счетчиков или это будут делать проверяющие.
  3. Обсудите с собственником, кто и как убирает офисы. Если рядом есть другие помещения и их уже обслуживает клининговая компания, можно заключить договор с ней.
  4. Уточните, кто оплачивает охрану офиса. Есть ли в помещении «тревожная кнопка» и видеонаблюдение, как работает пропускная система и есть ли она.
  5. Если будете делать ремонт, обсудите с собственником арендные каникулы — так вы хорошо сэкономите на аренде, а собственник получит современное чистое помещение, которое в будущем можно сдавать выгоднее.
  6. Узнайте, входят ли в стоимость аренды парковочные места и в каком количестве. Если нет, есть ли поблизости платная или бесплатная парковка.
  7. «Тихий режим». Снимая офис в жилом доме, вы обязаны соблюдать тишину в определенные часы. Они могут отличаться от региона к региону, узнайте заранее правила.

Удобства

Комфорт складывается из мелочей. Если в бизнес-центре есть гардеробная, собственный салон красоты, фитнес-клуб и подземный паркинг — это плюс. Хорошо, когда даже в малоэтажном здании есть лифты, в том числе грузовые — удобно заносить и вывозить мебель и технику.

Важно и то, где вы и ваши сотрудники будете обедать. В офисе есть мини-кухня? Отлично. Рестораны на территории бизнес-центра? Замечательно. Если нет ни того, ни другого, осмотрите район — если в 5-7 минутах ходьбы не обнаружите ни столовой, ни ресторана, это будет проблемой. Сотрудникам придется привозить еду из дома и отвлекать друг друга запахами еды в течение дня, или уходить на длительный обеденный перерыв, потратив полчаса на дорогу до ресторана.

Подумайте также и о курильщиках: если в самом помещении нельзя оборудовать место для курения, такое место должно быть в здании или рядом с ним.

Такая мелочь, как туалетные комнаты, тоже часто остается без внимания, и сотрудникам приходится бегать с пятого этажа на четвертый. Такого быть не должно. Туалеты должны быть на каждом этаже и исправно работать.

Конкуренция

Если открываете агентство по продаже авиа и железнодорожных билетов, вам ни к чему помещение в шаге от другого агентства или турфирмы. Как прямые, так и косвенные конкуренты, находящиеся рядом, могут перетянуть ваших клиентов себе. Также придется потратиться на наружную рекламу и заметную вывеску.

Как снять офис

Когда придете смотреть  понравившийся офис, внимательно всмотритесь в документы. Собственник или арендодатель обязан показать вам:

📑 Оригинал Свидетельства о государственной регистрации права. Этот документ подтверждает, что этот человек — владелец помещения.

📑 Оригинал договора аренды, если вы снимаете офис как субарендатор. В договоре должно быть указано, что помещение не запрещено сдавать.

📑 Кадастровый и технический паспорта. Данные в кадастровом паспорте (площадь помещения и адрес) должны совпадать с данными в свидетельстве.

📑 Договоры с организациями, предоставляющими услуги по уборке, охране помещения, телефонии и интернета. Договоры должны быть действующими, иначе их нужно заключить снова.

📑 Акт приема-передачи помещения. Подписывать этот акт нужно непосредственно за день или два до переезда, и только после подписания договора.

Что делать дальше?

  1. Проверьте сведения из свидетельства на сайте Росреестра.
  2. Сверьте адрес помещения с тем адресом, который указан в свидетельстве, а данные из свидетельства сверьте с кадастровым паспортом.
  3. Попросите копию договора, чтобы изучить его в спокойной обстановке. Проверьте, разрешает ли договор пользоваться офисом ночью, когда и при каких условиях может быть расторгнут, нет ли спорных пунктов, позволяющих арендодателю выселить вас без объяснения причин. В договоре должен быть пункт о продлении аренды.
  4. Получив акт-приема передачи, проверьте абсолютно все: двери, окна, краны, батареи, мебель, сделайте опись имущества и зафиксируйте, что все исправно (или неисправно ничего и будет отремонтировано).

Выводы

  1. Подбирайте помещение, исходя из вашей деятельности, часов работы, наличия или отсутствия поблизости конкурентов, бытовых условий и комфортного расположения.
  2. Внимательно изучите документы, которые вам покажет риэлтор или собственник.
  3. Обговорите все условия по оплате и зафиксируйте их  в договоре.
  4. Не переезжайте и не начинайте ремонт, пока не подписали договор и акт-приема передачи.

Поделиться
Отправить
Класснуть
Вотсапнуть

Сплетни из мира недвижимости, советы по покупке и продаже квартир, уникальные инструкции и интересные новости.
Бесплатно, один раз в неделю на вашей почте дайджест лучших материалов.

sergusup.ru